Visokoškolske ustanove iz Republike Srbije koje žele da se uključe u CEEPUS program, to mogu da učine u svojstvu partnera ili koordinatora čitave mreže. U pozivu za prijavu mreža za akademsku 2025/2026. godinu, pravo na učešće imaju visokoškolske ustanove čiji je osnivač Republika Srbija.
Koordinator mreže je zadužen za pokretanje prijave mreže, dodavanje partnera, popunjavanje prijave na zvaničnom veb-sajtu programa (ceepus.info) i blagovremeno podnošenje prijave mreže. Od poziva za prijavu mreža za akademsku 2025/26. godinu, rok za podnošenje prijave mreže je 30. novembar. Ustanova koja želi da koordiniše radom određene mreže trebalo bi da je već učestvovala u programu.
Dodavanje novog partnera u prijavu mreže i neophodna dokumenta
Ukoliko visokoškolska ustanova iz Republike Srbije želi da se, u svojstvu partnera, priključi nekoj od postojećih CEEPUS mreža, potrebno je da stupi u kontakt s koordinatorom celokupne mreže i ispita takvu mogućnost. Ukoliko se ustanove dogovore o saradnji, ustanova koja se priključuje mreži mora da imenuje lokalnu kontakt osobu (LKO – lokalna kontakt osoba je obavezno predstavnik nastavnog osoblja).
Ukoliko LKO do tog trenutka nije kao pojedinac učestvovala u mobilnosti u okviru CEEPUS programa, neophodno je da se registruje na ceepus.info platformi i napravi svoj nalog. Ukoliko već poseduje nalog koji je prethodno korišćen za prijavu za učešće u akademskoj razmeni, nije potrebno da registruje nov nalog, već samo da zatraži ulogu Network u sistemu. Nakon toga, potrebno je da popuni podatke o organizacionoj jedinici visokoškolske ustanove koju prijavljuje za učešće u mreži i čijim radom će administrirati u CEEPUS programu.
Kada Nacionalna CEEPUS kancelarija ovaj zahtev odobri u sistemu, koordinator čitave mreže će novu ustanovu učesnicu programa moći da doda u prijavu mreže u svojstvu partnera.
Jedna osoba može da koordinira isključivo jednom mrežom, dok je broj mreža u kojima jedan predstavnik nastavnog osoblja može da ima ulogu lokalne kontakt osobe ograničen na četiri.
Kada koordinator doda novog partnera u prijavu mreže, u sistemu se generišu dokumenta koja se odnose na tu ustanovu i čijom se overom i prilaganjem u prijavu mreže potvrđuje da je ustanova saglasna sa pravilima učešća u programu.
Sve partnerske ustanove u prijavu mreže moraju da prilože:
- Letter of Endorsement, dokument koji potpisuje rektor / direktor / predsednik akademije i kojim se potvrđuje da će studenti sa drugih ustanova u okviru određene CEEPUSmreže biti izuzeti od plaćanja troškova školarine;
- Letter of Intent – dokument kojim se odlaznim studentima garantuje u potpunosti priznavanje perioda studiranja na drugoj obrazovnoj ustanovi u sklopu CEEPUSmreže. Ovaj dokument treba da potpiše lice ovlašćeno za međusobno priznavanje za konkretnu ustanovu / njenu jedinicu u okviru prijave mreže. Od poziva za prijavu mreža za akademsku 2025/26. godinu, ovaj dokument potpisuje i lokalna kontakt osoba.
Od poziva za akademsku 2025/26. godinu, informacije o studijskom programu na engleskom jeziku, kao i informacije o ESPB bodovima, ne moraju da se dodaju u prijavu.
Za prijavu nove mreže u svojstvu koordinatora mreže procedura je ista, osim što je prethodno potrebno da se pronađu najmanje četiri ustanove sa srodnim programima koje bi učestvovale kao partneri u datoj mreži (od poziva za prijavu mreža za akademsku 2025/26. godinu, mrežu čini najmanje pet partnerskih ustanova iz pet država učesnica programa).
Koordinator mreže koja je aktivna u tekućoj akademskoj godini pokreće prijavu mreže za narednu akademsku godinu odabirom opcije Prolong u sistemu. Na ovaj način se omogućava da mreža, ukoliko bude adekvatno ocenjena u procesu selekcije, ostvari kontinuitet u radu. Novost u pozivu za prijavu mreža za akademsku 2025/26. godinu se odnosi na podatke o mreži koji će automatski biti preneti u prijavu za narednu akademsku godinu. Naime, u ovom pozivu kopiraće se samo naziv mreže i podaci o koordinatoru. Budući da se prelazi na nov ciklus sprovođenja programa − CEEPUS IV, neophodno je da se dodaju partneri i popune ostali elementi prijave mreže (ovi elementi prijave su do sada bili automatski kopirani iz prijave mreže za prethodnu akademsku godinu).
Podnošenje prijave mreže
Prijavu mreže podnosi isključivo koordinator čitave mreže – on je zadužen za popunjavanje aplikacionog formulara na CEEPUS platformi, dodavanje partnera, proveru da li su partneri dostavili neophodna dokumenta i sl.
Rok za podnošenje prijave mreža za akademsku 2025/26. godinu je 30. novembar 2024. godine, a prijave se vrše na sajtu www.ceepus.info. Nakon isteka roka za prijavu mreža, sledi proces formalne provere prijava i dostavljene dokumentacije za svaku mrežu i eventualno upućivanje zahteva za dopunu dokumentacije, nakon čega sledi proces ocenjivanja mreža.
Samo za mreže za koje je blagovremeno podneta prijava (do 30. novembra 2024. godine) postoji mogućnost dopune dokumentacije − najkasnije do 15. decembra 2024. godine. Dodavanje ili izmena partnera nije moguća nakon isteka roka za prijavu mreža (30. novembar 2024. godine).
Proces ocenjivanja mreža
Akademski ocenjivači su stručnjaci koji ocenjuju mreže na osnovu smernica Centralne i Nacionalne CEEPUS kancelarije, dodeljujući im određeni broj poena. Evaluatori ocenjuju sve mreže u kojima učestvuju ustanove iz njihove zemlje bez obzira na to da li su ustanove u svojstvu koordinatora ili partnera. Nakon što se okonča ovaj proces, formira se konačna rang-lista mreža koje će biti odobrene za rad u narednoj akademskoj godini, kojima se u sistemu dodeljuju stipendijski meseci za mobilnost kandidata.
Pored mreža odobrenih za mobilnost kandidata, određeni broj mreža dobiće status mreža na rezervnoj listi (tzv. umbrella networks). Na mreže na rezervnoj listi se ne raspodeljuju odmah stipendijski meseci, ali imaju pravo na korišćenje neiskorišćenih stipendijskih meseci odobrenih mreža u konkretnoj akademskoj godini.
Detaljne informacije i uputstva za prijavu mreža u okviru novog poziva nalaze se u Vodiču za prijavu mreža za akademsku 2025/26. godinu.