Visokoškolske ustanove iz Republike Srbije koje žele da se uključe u CEEPUS program to mogu učiniti u svojstvu partnera ili koordonatora čitave mreže.
Ukoliko državna visokoškolska institucija iz Republike Srbije želi da se uključi u neku od postojećih CEEPUS mreža u svojstvu partnera, potrebno je da prvenstveno stupi u kontakt s koordinatorom mreže i ispita takvu mogućnost. Ukoliko se institucije dogovore o saradnji, predstavnik nastavnog osoblja institucije koja se priključuje mreži mora biti imenovan za lokalnu kontakt osobu na svojoj instituciji ali i imati Network ulogu u CEEPUS sistemu.
Ukoliko kandidat do tog trenutka nije učestvovao u mobilnosti kao pojedinac u okviru CEEPUS programa, neophodno je da se registruje na ceepus.info platformi i napravi svoj nalog. Ukoliko, pak, već poseduje nalog koji je koristio za prijavu za učešće u akademskoj razmeni, nije potrebno da registruje nov, već da kroz sistem samo zatraži Network ulogu. Nakon toga, potrebno je da popuni podatke o organizacionoj jedinici visokoškolske ustanove koju prijavljuje za učešće u programu, i čijim radom će administrirati u CEEPUS programu.
Kada Nacionalna CEEPUS kancelarija ovaj zahtev odobri u sistemu, koordinator čitave mreže će novu instituciju učesnicu programa moći da doda u prijavu u svojstvu partnera.
Kada se nov partner doda u prijavu mreže, u sistemu se generišu dokumenta koja se odnose na tu instituciju i čijom overom i prilaganjem u prijavu mreže se potvrđuje da je institucija saglasna sa pravilima učešća u programu.
Dokumenta koja se podnose su: Letter of Endorsement, koji potpisuje rektor/direktor/predsednik akademije i kojim se potvrđuje da će studenti iz drugih ustanova u sklopu određene CEEPUS mreže biti izuzeti plaćanja školarine, dok Letter of Intent predstavlja dokument kojim se garantuje da će se odlaznim studentima u potpunosti priznati period studiranja na drugoj obrazovnoj instituciji u sklopu CEEPUS mreže. Ovaj dokument treba da bude potpisan od strane ovlašćenog lica za međusobno priznavanje za konkretnu ustanovu/njenu jedinicu u okviru prijave mreže.
Takođe je neophodno dostaviti i informacije o studijskom programu na engleskom jeziku koji sadrži informacije o ESPB bodovima. Informacije se mogu dostaviti u formi dokumenta ili kao link ka stranici na sajtu institucije gde se tražene informacije nalaze.
Za prijavu nove mreže u svojstvu koordinatora mreže je potrebno pratiti istu proceduru, s tim da je prethodno potrebno pronaći najmanje dve institucije sa srodnim programima koje bi učestvovale kao partneri u datoj mreži. Ukoliko institucija želi da koordiniše radom određene mreže, preporučuje se da ima prethodno iskustvo u učešću u programu.
Prijavu mreža podnosi isključivo koordinator čitave mreže – on je zadužen za popunjavanje aplikacionog formulara kroz CEEPUS platformu, dodavanje partnera, proveru da li su partneri dostavili neophodna dokumenta i sl.
Mreže koje su aktivne u tekućoj akademskoj godini ne moraju da prilažu nova dokumenta za učešće u narednoj akademskoj godini, osim u slučaju uključivanja novih partnera, ili izmene relevantnih podataka u samim dokumentima. S druge strane, mreže koje se prijavljuju nakon jednogodišnjeg ili višegodišnjeg perioda neaktivnosti moraju da prate proceduru prijave kao i nove mreže u pogledu dostavljanja dokumentacije.
Rok za podnošenje prijave mreža je 15. januar, a prijave se vrše na www.ceepus.info sajtu. Nakon isteka roka za prijavu mreža, Centralna CEEPUS kancelarija proverava dokumentaciju svih mreža i eventualno traži dopunu dokumentacije, nakon čega sledi ocenjivanje.
Akademski ocenjivači su stručnjaci koji ocenjuju mreže na osnovu smernica Centralne i Nacionalne CEEPUS kancelarije, dodeljujući im određeni broj poena. Tom prilikom se u obzir uzima i usklađenost programa, način na koji svako od partnera doprinosi kvalitetu programa, inovativnost korišćenih pristupa i sl. Nacionalne komisije ocenjuju mreže u kojima učestvuju institucije iz njihove zemlje u svojstvu koordinatora ili partnera.
Rang lista odobrenih mreža objavljuje se u periodu mart – maj, nakon što Centralna CEEPUS kancelarija odlučuje koliko će mreža biti odobreno u narednoj akademskoj godini. Pored odobrenih mreža, određeni broj mreža dobija status mreža na rezervnoj listi (umbrella networks) koje ne dobijaju stipendijske mesece ali imaju pravo na korišćenje eventualnih neiskorišćenih stipendijskih meseci u okviru određene akademske godine. Na samom kraju ovog procesa, Međunarodna komisija raspodeljuje ukupnu nacionalnu kvotu između odobrenih mreža.
