Високошколске установе из Републике Србије које желе да се укључе у CEEPUS програм, то могу да учине у својству партнера или координатора читаве мреже. У позиву за пријаву мрежа за академску 2025/2026. годину, право на учешће имају високошколске установе чији је оснивач Република Србија.
Координатор мреже је задужен за покретање пријаве мреже, додавање партнера, попуњавање пријаве на званичном веб-сајту програма (ceepus.info) и благовремено подношење пријаве мреже. Од позива за пријаву мрежа за академску 2025/26. годину, рок за подношење пријаве мреже је 30. новембар. Установа која жели да координише радом одређене мреже требало би да је већ учествовала у програму.
Додавање новог партнера у пријаву мреже и неопходна документа
Уколико високошколска установа из Републике Србије жели да се, у својству партнера, прикључи некој од постојећих CEEPUS мрежа, потребно је да ступи у контакт с координатором целокупне мреже и испита такву могућност. Уколико се установе договоре о сарадњи, установа која се прикључује мрежи мора да именује локалну контакт особу (ЛКО – локална контакт особа је обавезно представник наставног особља).
Уколико ЛКО до тог тренутка није као појединац учествовала у мобилности у оквиру CEEPUS програма, неопходно је да се региструје на ceepus.info платформи и направи свој налог. Уколико већ поседује налог који је претходно коришћен за пријаву за учешће у академској размени, није потребно да региструје нов налог, већ само да затражи улогу Network у систему. Након тога, потребно је да попуни податке о организационој јединици високошколске установе коју пријављује за учешће у мрежи и чијим радом ће администрирати у CEEPUS програму.
Када Национална CEEPUS канцеларија овај захтев одобри у систему, координатор читаве мреже ће нову установу учесницу програма моћи да дода у пријаву мреже у својству партнера.
Једна особа може да координира искључиво једном мрежом, док је број мрежа у којима један представник наставног особља може да има улогу локалне контакт особе ограничен на четири.
Када координатор дода новог партнера у пријаву мреже, у систему се генеришу документа која се односе на ту установу и чијом се овером и прилагањем у пријаву мреже потврђује да је установа сагласна са правилима учешћа у програму.
Све партнерске установе у пријаву мреже морају да приложе:
- Letter of Endorsement, документ који потписује ректор / директор / председник академије и којим се потврђује да ће студенти са других установа у оквиру одређене CEEPUSмреже бити изузети од плаћања трошкова школарине;
- Letter of Intent – документ којим се одлазним студентима гарантује у потпуности признавање периода студирања на другој образовној установи у склопу CEEPUSмреже. Овај документ треба да потпише лице овлашћено за међусобно признавање за конкретну установу / њену јединицу у оквиру пријаве мреже. Од позива за пријаву мрежа за академску 2025/26. годину, овај документ потписује и локална контакт особа.
Од позива за академску 2025/26. годину, информације о студијском програму на енглеском језику, као и информације о ЕСПБ бодовима, не морају да се додају у пријаву.
За пријаву нове мреже у својству координатора мреже процедура је иста, осим што је претходно потребно да се пронађу најмање четири установе са сродним програмима које би учествовале као партнери у датој мрежи (од позива за пријаву мрежа за академску 2025/26. годину, мрежу чини најмање пет партнерских установа из пет држава учесница програма).
Координатор мреже која је активна у текућој академској години покреће пријаву мреже за наредну академску годину одабиром опције Prolong у систему. На овај начин се омогућава да мрежа, уколико буде адекватно оцењена у процесу селекције, оствари континуитет у раду. Новост у позиву за пријаву мрежа за академску 2025/26. годину се односи на податке о мрежи који ће аутоматски бити пренети у пријаву за наредну академску годину. Наиме, у овом позиву копираће се само назив мреже и подаци о координатору. Будући да се прелази на нов циклус спровођења програма − CEEPUS IV, неопходно је да се додају партнери и попуне остали елементи пријаве мреже (ови елементи пријаве су до сада били аутоматски копирани из пријаве мреже за претходну академску годину).
Подношење пријаве мреже
Пријаву мреже подноси искључиво координатор читаве мреже – он је задужен за попуњавање апликационог формулара на CEEPUS платформи, додавање партнера, проверу да ли су партнери доставили неопходна документа и сл.
Рок за подношење пријаве мрежа за академску 2025/26. годину је 30. новембар 2024. године, а пријаве се врше на сајту www.ceepus.info. Након истека рока за пријаву мрежа, следи процес формалне провере пријава и достављене документације за сваку мрежу и евентуално упућивање захтева за допуну документације, након чега следи процес оцењивања мрежа.
Само за мреже за које је благовремено поднета пријава (до 30. новембра 2024. године) постоји могућност допуне документације − најкасније до 15. децембра 2024. године. Додавање или измена партнера није могућа након истека рока за пријаву мрежа (30. новембар 2024. године).
Процес оцењивања мрежа
Академски оцењивачи су стручњаци који оцењују мреже на основу смерница Централне и Националне CEEPUS канцеларије, додељујући им одређени број поена. Евалуатори оцењују све мреже у којима учествују установе из њихове земље без обзира на то да ли су установе у својству координатора или партнера. Након што се оконча овај процес, формира се коначна ранг-листа мрежа које ће бити одобрене за рад у наредној академској години, којима се у систему додељују стипендијски месеци за мобилност кандидата.
Поред мрежа одобрених за мобилност кандидата, одређени број мрежа добиће статус мрежа на резервној листи (тзв. umbrella networks). На мреже на резервној листи се не расподељују одмах стипендијски месеци, али имају право на коришћење неискоришћених стипендијских месеци одобрених мрежа у конкретној академској години.
Детаљне информације и упутства за пријаву мрежа у оквиру новог позива налазе се у Водичу за пријаву мрежа за академску 2025/26. годину.