Услови за пријаву
Свака земља учесница CEEPUS програма одређује које установе са њене територије имају право учешћа у програму. У Републици Србији, право учешћа у CEEPUS програму имају студенти, наставно и ненаставно особље са високошколских установа. Програмом су дефинисани и додатни услови које кандидати морају да испуне како би имали право учешћа у програму.
Формални услови за учешће у мрежној мобилности су:
- Кандидат је студент или запослени на установи која је део мреже у оквиру које би се реализовала мобилност; у мрежи могу да учествују и уже организационе јединице високошколске установе (до нивоа департмана/катедре); уколико је мрежа дефинисана на овај начин, како би се пријавио у својству мрежног кандидата, појединац мора да припада најужој организационој јединици установе која је пријавила учешће у конкретној мрежи;
- Студент мора да има завршена најмање два семестра студија, осим када се пријављује за краткотрајне групне мобилности (екскурзије и летње/зимске школе);
- Наставно особље које се пријављује за учешће у размени има обавезу предавачког или менторског рада у земљи домаћину од најмање шест наставних сати за сваких пет радних дана;
- Ненаставно особље мора да буде активно укључено у рад мреже;
- Кандидат мора да има држављанство једне од земаља чланица CEEPUS-а.
Кандидати морају да имају држављанство једне од земаља чланица CEEPUS-а. Уколико га немају, а имају статус редовног студента или су запослени на високошколској установи која има право учешћа у програму, треба да приложе документ који то потврђује (Equal Status Document).
Овај документ нема одређен образац, већ је само неопходно да га овери високошколска установа. За више информација, погледајте одговор на питање Can I apply for a CEEPUS grant if I do not have the citizenship of a CEEPUS member state? на ceepus.info веб-сајту у одељку HOW.
Формални услови за ванмрежне (freemover) мобилности су:
- Студент мора да има завршена најмање два семестра студија, осим када се пријављује за краткотрајне групне мобилности (екскурзије и летње/зимске школе);
- Студент мора да прибави и приложи у пријаву прихватно писмо (Freemover: Letter of Acceptance – Student) које је оверила установа домаћин и два писма препоруке које је оверила матична високошколска установа (Freemover: Letter of Recommendation – Student); ова документа се прилажу искључиво на прописаном обрасцу који се налази на ceepus.info платформи;
- Кандидати у категорији наставног особља морају да прибаве прихватно писмо установе домаћина (Freemover: Letter of Acceptance – Teacher);
- Наставно особље има обавезу предавачког или менторског рада у земљи домаћину од најмање шест наставних сати за сваких пет радних дана;
- Кандидати морају да испуњавају претходно наведени услов држављанства.
Рокови за пријаву
Рок за пријаву за академску размену мрежних кандидата у зимском семестру је 1. јун, док је рок за пријаву ванмрежних кандидата 1. јул. Рок за пријаву за размену током летњег семестра је 1. новембар и важи за мрежне и ванмрежне кандидате.
Осим што се разликују по документацији која се подноси приликом подношења пријаве и роковима за њено подношење, процес обраде и номинације пријава кандидата који се пријављују за мобилност као мрежни или freemover разликују се и у самом циклусу одобравања поднетих пријава.
Пријаве мрежних кандидата одобравају четири инстанце: најпре их номинује локална контакт особа на матичној установи, након чега национална CEEPUS канцеларија земље порекла врши формалну проверу пријаве и номинује је тј. прослеђује је установи домаћину. Пошто је локална контакт особа на установи домаћину одобри, пријава долази до националне CEEPUS канцеларије државе домаћина, која након завршне провере пријаве и доступних стипендијских месеци за одређену мрежу врши коначну доделу стипендије и обавештава стипендисту о исходу.
Процес одобравања freemover пријава је једноставнији. Процес одобрења пријаве састоји се од две фазе: пријаву проверавају национална CEEPUS канцеларија земље порекла и национална CEEPUS канцеларија земље домаћина.
Имајући у виду да се CEEPUS програм заснива на раду институционалних мрежа, предност се даје мрежним кандидатима, док је расположива квота за freemover мобилности значајно мања и ове размене често могу да се одобре само за летњи семестар.
Статус својих пријава кандидати могу да прате у систему, а обавештење о одобрењу или одбијању пријаве добијају имејлом.
Последњи корак је формално прихватање пријаве кандидата у CEEPUS систему. Прихватањем пријаве у систему, кандидат прихвата и правила програма и сагласан је са обавезама које програм прописује, а које су доступне на страници ceepus.info, у делу Obligations Student, Obligations Teacher, Obligations Intensive Courses and Excursions, Obligations University Staff или Obligations network meetings у зависности од врсте кандидата.