Пријаве за учешће у академској размени у оквиру ЦЕЕПУС програма подносе се искључиво путем цеепус.инфо веб-сајта. Потребно је да кандидати направе свој налог на платформи, а потом попуне електронску пријаву.
Кандидат сам претражује мреже на веб-сајту ЦЕЕПУС-а и закључује да ли се пријављује као мрежни кандидат или фреемовер (кандидат изван мреже). Уколико пронађе одговарајућу мрежу у чијем раду учествује и установа на којој жели да реализује своју мобилност и његова матична установа (факултет, катедра/смер…), пријављује се у својству мрежног кандидата. У том случају је потребно да се обрати локалној контакт особи за ЦЕЕПУС на матичној установи, која може да му пружи основне информације о могућностима за размену у мрежи за коју је заинтересован. Уколико кандидат не пронађе мрежу у којој учествује и установа на којој жели да спроведе размену и његова матична установа (факултет, катедра/смер…), кандидат треба да се пријави као фреемовер (пријава ван мрежа).
Мрежни кандидати у пријаву не прилажу додатна документа, док су фреемовер кандидати у обавези да то учине.
Процедура пријаве за ЦЕЕПУС мобилност:
Кандидат се региструје на званичном цеепус.инфо веб-сајту и прави свој налог уколико га већ нема. Након што се улогује на свој налог, покреће нову пријаву одабиром опције Цреате неw апплицатион. У наредном кораку кандидат бира свој академски статус (студент, докторанд, асистент и сл.), након чега бира категорију у којој се пријављује (Студент, Теацхер, Университy Стафф) и наводи период мобилности. У овом кораку кандидат може да настави попуњавање пријаве на три начина:
- Уколико не зна шифру мреже преко које се пријављује (Финд а нетwорк);
- Уколико зна шифру мреже преко које се пријављује (И кноw тхе нетwорк нумбер);
- Уколико се пријављује као фреемовер кандидат (Цреате а фреемовер апплицатион).
1) Одабиром прве опције кандидат уноси податке о својој матичној установи, након чега систем излистава мреже у којима та установа учествује, као и све партнерске установе за које може да се пријави.
2) Одабиром друге опције кандидат уноси податак преко које мреже се пријављује, а онда наводи матичну и установу домаћина.
3) Кандидат наводи назив матичне установе и установе домаћина, након чега наставља пријаву. Кандидат потом попуњава онлајн пријаву. Нарочито је важно да у мотивационом делу аргументује академску сврху размене за студенте, док предавачи у делу пријаве која се односи на наставни план наводе називе предавања, као и број предавачких сати који је предвиђен за њихову реализацију. Што се тиче ненаставног особља, они треба да наведу план рада за сваки дан своје мобилности.
Додатна документација
Уколико је кандидат студент и пријављује се као фреемовер, пре него што поднесе пријаву потребно је да прибави прихватно писмо од установе домаћина (Фреемовер: Леттер оф Аццептанце – Студент) и два писма препоруке од своје матичне установе (Фреемовер: Леттер оф Рецоммендатион ‒ Студент). Наставно особље које се пријављује ван мрежа такође прилаже прихватно писмо (тзв. Фреемовер: Леттер оф Аццептанце – Теацхер).
- Ова документа се прилажу обавезно на прописаним обрасцима који се налазе на страници Доwнлоадс на платформи цеепус.инфо. Попуњене, оверене и скениране верзије прилажу се приликом попуњавања онлајн пријаве.
Након што је попунио пријаву и приложио потребна документа (уколико је применљиво), кандидат подноси пријаву у систему одабиром опције Субмит.
Обавештење о статусу пријаве
Електронском поштом се након одређеног периода добија обавештење о одобравању или одбијању пријаве за стипендију. Уколико је кандидату мобилност одобрена, потребно је да је формално прихвати у ЦЕЕПУС систему. Прихватањем пријаве у систему, кандидат прихвата правила програма и сагласан је са обавезама које програм прописује, а које су доступне на страници цеепус.инфо, у делу Облигатионс Студент, Облигатионс Теацхер, Облигатионс Интенсиве Цоурсес анд Еxцурсионс, Облигатионс Университy Стафф или Облигатионс нетwорк меетингс, у зависности од врсте кандидата и категорије за коју се пријављује.
Кандидат у сваком тренутку може да види статус своје пријаве након што се улогује на свој профил на платформи цеепус.инфо.