Prijave za učešće u akademskoj razmeni u okviru CEEPUS programa podnose se isključivo putem ceepus.info veb-sajta. Potrebno je da kandidati naprave svoj nalog na platformi, a potom popune elektronsku prijavu.
Kandidat sam pretražuje mreže na veb-sajtu CEEPUS-a i zaključuje da li se prijavljuje kao mrežni kandidat ili freemover (kandidat izvan mreže). Ukoliko pronađe odgovarajuću mrežu u čijem radu učestvuje i ustanova na kojoj želi da realizuje svoju mobilnost i njegova matična ustanova (fakultet, katedra/smer…), prijavljuje se u svojstvu mrežnog kandidata. U tom slučaju je potrebno da se obrati lokalnoj kontakt osobi za CEEPUS na matičnoj ustanovi, koja može da mu pruži osnovne informacije o mogućnostima za razmenu u mreži za koju je zainteresovan. Ukoliko kandidat ne pronađe mrežu u kojoj učestvuje i ustanova na kojoj želi da sprovede razmenu i njegova matična ustanova (fakultet, katedra/smer…), kandidat treba da se prijavi kao freemover (prijava van mreža).
Mrežni kandidati u prijavu ne prilažu dodatna dokumenta, dok su freemover kandidati u obavezi da to učine.
Procedura prijave za CEEPUS mobilnost:
Kandidat se registruje na zvaničnom ceepus.info veb-sajtu i pravi svoj nalog ukoliko ga već nema. Nakon što se uloguje na svoj nalog, pokreće novu prijavu odabirom opcije Create new application. U narednom koraku kandidat bira svoj akademski status (student, doktorand, asistent i sl.), nakon čega bira kategoriju u kojoj se prijavljuje (Student, Teacher, University Staff) i navodi period mobilnosti. U ovom koraku kandidat može da nastavi popunjavanje prijave na tri načina:
- Ukoliko ne zna šifru mreže preko koje se prijavljuje (Find a network);
- Ukoliko zna šifru mreže preko koje se prijavljuje (I know the network number);
- Ukoliko se prijavljuje kao freemover kandidat (Create a freemover application).
1) Odabirom prve opcije kandidat unosi podatke o svojoj matičnoj ustanovi, nakon čega sistem izlistava mreže u kojima ta ustanova učestvuje, kao i sve partnerske ustanove za koje može da se prijavi.
2) Odabirom druge opcije kandidat unosi podatak preko koje mreže se prijavljuje, a onda navodi matičnu i ustanovu domaćina.
3) Kandidat navodi naziv matične ustanove i ustanove domaćina, nakon čega nastavlja prijavu. Kandidat potom popunjava onlajn prijavu. Naročito je važno da u motivacionom delu argumentuje akademsku svrhu razmene za studente, dok predavači u delu prijave koja se odnosi na nastavni plan navode nazive predavanja, kao i broj predavačkih sati koji je predviđen za njihovu realizaciju. Što se tiče nenastavnog osoblja, oni treba da navedu plan rada za svaki dan svoje mobilnosti.
Dodatna dokumentacija
Ukoliko je kandidat student i prijavljuje se kao freemover, pre nego što podnese prijavu potrebno je da pribavi prihvatno pismo od ustanove domaćina (Freemover: Letter of Acceptance – Student) i dva pisma preporuke od svoje matične ustanove (Freemover: Letter of Recommendation ‒ Student). Nastavno osoblje koje se prijavljuje van mreža takođe prilaže prihvatno pismo (tzv. Freemover: Letter of Acceptance – Teacher).
- Ova dokumenta se prilažu obavezno na propisanim obrascima koji se nalaze na stranici Downloads na platformi ceepus.info. Popunjene, overene i skenirane verzije prilažu se prilikom popunjavanja onlajn prijave.
Nakon što je popunio prijavu i priložio potrebna dokumenta (ukoliko je primenljivo), kandidat podnosi prijavu u sistemu odabirom opcije Submit.
Obaveštenje o statusu prijave
Elektronskom poštom se nakon određenog perioda dobija obaveštenje o odobravanju ili odbijanju prijave za stipendiju. Ukoliko je kandidatu mobilnost odobrena, potrebno je da je formalno prihvati u CEEPUS sistemu. Prihvatanjem prijave u sistemu, kandidat prihvata pravila programa i saglasan je sa obavezama koje program propisuje, a koje su dostupne na stranici ceepus.info, u delu Obligations Student, Obligations Teacher, Obligations Intensive Courses and Excursions, Obligations University Staff ili Obligations network meetings, u zavisnosti od vrste kandidata i kategorije za koju se prijavljuje.
Kandidat u svakom trenutku može da vidi status svoje prijave nakon što se uloguje na svoj profil na platformi ceepus.info.