Рок за пријаву за стипендије за зимски семестар је 15. јун, док је рок за пријаве за летњи семестар 31. октобар.
Поред ова два рока, постоји и посебан рок за пријаву мобилности ван мрежа (freemovers) – 30. новембар.
Сваку пријаву у оквиру мрежа прво номинује локална контакт особа на матичној институцији, након чега национална CEEPUS канцеларија врши формалну проверу пријаве и номинује је, тј. прослеђује је институцији домаћину. Након одобравања од стране локалне контакт особе на институцији домаћину, пријава долази у националну CEEPUS канцеларију државе домаћина, која након финалне провере пријаве и доступних квота стипендијских месеци за одређену мрежу врши коначну доделу стипендије и обавештава стипендисту о исходу.
Услови за пријаву
У академској години 2018/19. размена преко CEEPUS програма ограничена је на студенте и наставно особље на државним високошколским институцијама из Републике Србије.
Формални услови за учешће у мрежној мобилности су:
- апликант је студент или запослени на институцији која је део мреже у оквиру које би се реализовала мобилност;
- студент мора да има завршена најмање два семестра студија;
- наставно особље има обавезу предавачког или менторског рада у земљи- домаћину од најмање шест наставних сати за сваких пет радних дана;
- држављанство једне од земаља чланица CEEPUS-а или статус редовног студента у једној од земаља чланица CEEPUS-а.
- Ако студент није држављанин једне од земаља-чланица програма, а редовни је студент у држави-чланици CEEPUS-а, треба да приложи потврду о академском статусу (Еqual Status Document).
- И за запослене на CEEPUS партнерској институцији који немају држављанство државе-чланице CEEPUS-а постоје додатни критеријуми за пријаву (за више информација, видети питање бр. 5, одељак Applying for a CEEPUS grant).
Формални услови за freemover мобилности су:
- студент мора да има завршена најмање два семестра студија;
- студент мора да прибави прихватно писмо од институције пријема (Freemover Letter of Acceptance) и два писма препоруке од матичне установе (Freemover Letter of Recommendation);
- наставно особље мора да прибави прихватно писмо институције пријема (Freemover Letter Teacher Documentation)
- наставно особље има обавезу предавачког или менторског рада у земљи-домаћину од најмање шест наставних сати за сваких пет радних дана;
- претходно наведени услов држављанства.