Rok za prijavu za stipendije za zimski semestar je 15. jun, dok je rok za prijave za letnji semestar 31. oktobar.
Pored ova dva roka, postoji i poseban rok za prijavu mobilnosti van mreža (freemovers) – 30. novembar.
Svaku prijavu u okviru mreža prvo nominuje lokalna kontakt osoba na matičnoj instituciji, nakon čega nacionalna CEEPUS kancelarija vrši formalnu proveru prijave i nominuje je, tj. prosleđuje je instituciji domaćinu. Nakon odobravanja od strane lokalne kontakt osobe na instituciji domaćinu, prijava dolazi u nacionalnu CEEPUS kancelariju države domaćina, koja nakon finalne provere prijave i dostupnih kvota stipendijskih meseci za određenu mrežu vrši konačnu dodelu stipendije i obaveštava stipendistu o ishodu.
Uslovi za prijavu
U akademskoj 2019/2020.godini razmena preko CEEPUS programa ograničena je na studente i nastavno osoblje sa državnih visokoškolskih institucija iz Republike Srbije.
Formalni uslovi za učešće u mrežnoj mobilnosti su:
- aplikant je student ili zaposleni na instituciji koja je deo mreže u okviru koje bi se realizovala mobilnost;
- student mora da ima završena najmanje dva semestra studija;
- nastavno osoblje ima obavezu predavačkog ili mentorskog rada u zemlji- domaćinu od najmanje šest nastavnih sati za svakih pet radnih dana;
- državljanstvo jedne od zemalja članica CEEPUS-a ili status redovnog studenta u jednoj od zemalja članica CEEPUS-a.
- Ako student nije državljanin jedne od zemalja-članica programa, a redovni je student u državi-članici CEEPUS-a, treba da priloži potvrdu o akademskom statusu (Equal Status Document).
- I za zaposlene na CEEPUS partnerskoj instituciji koji nemaju državljanstvo države-članice CEEPUS-a postoje dodatni kriterijumi za prijavu (za više informacija, videti pitanje br. 5, odeljak Applying for a CEEPUS grant).
Formalni uslovi za freemover mobilnosti su:
- student mora da ima završena najmanje dva semestra studija;
- student mora da pribavi prihvatno pismo od institucije prijema (Freemover Letter of Acceptance) i dva pisma preporuke od matične ustanove (Freemover Letter of Recommendation);
- nastavno osoblje mora da pribavi prihvatno pismo institucije prijema (Freemover Letter Teacher Documentation)
- nastavno osoblje ima obavezu predavačkog ili mentorskog rada u zemlji-domaćinu od najmanje šest nastavnih sati za svakih pet radnih dana;
- prethodno navedeni uslov državljanstva.